۴ روش برای به حداکثر رساندن حضور جمع در کنفرانس بعدی شما

هر برنامه ریزی برای کنفرانس ها تمایل دارد که این برنامه با استقبال خوب مردم رو به رو شود. حضور افراد در کنفرانس شما نشان می دهد که شما به خوبی توانسته اید آن را به دیگران اطلاع رسانی نمایید و همچنین یک امتیاز برای برند شما محسوب خواهد شد. در صورتی که شما تمایل دارید در کنفرانس بعدی خود افراد بسیاری را مشاهده نمایید، روش هایی وجود دارد که می تواند این تعداد را به حداکثر رساند. ما به ۴ روش ساده اما کارامد اشاره خواهیم کرد که به شما در این راستا یاری می رساند.

از گذشته بیاموزید

در برخی مواقع یک برنامه ریزی عالی می تواند برگرفته از آموخته های گذشته باشد. جلسات پیشین خود را بررسی نمایید؛ آن هایی که تعداد افراد بیشتری شرکت داشته اند را با ان هایی که افراد کمتری حضور یافته اند مقایسه نمایید. به مواردی مانند زمانبندی، ساختار، مکان و مانند ان توجه ویژه ای داشته باشید. مطمئنا در کنفرانس های شلوغ تر خود الگوهای جالبی پیدا می کنید. برای برنامه ریزی کنفرانس های آینده خود از این مسائل بهره ببرید.

مخاطب صحیح را دعوت نمایید

ممکن است اینگونه بنظر آید که دعوت کردن تعداد زیادی از افراد می تواند به حضور تعداد زیاد افراد نیز کمک کند. اما حقیقت آن است که مساله مهم تر، دعوت کردن مخاطبین صحیح می باشد. برای مثال اگر کنفرانس شما در رابطه تکنولوژی می باشد، مسلماً دعوت کردن افراد زیادی که در این بخش فعالیت ندارند نمی تواند به شما کمک کند. بنابراین، اطمینان حاصل نمایید که افرادی را دعوت به شرکت در کنفرانس خود می کنید که بیشترین علاقمندی را به موضوع آن داشته باشند.

دعوت نامه های خود را زود ارسال نمایید

یکی از دلایل اصلی که حضور در جلسات کنفرانس کم می شود آن است که برنامه ریز زمان مناسب و کافی برای افراد شرکت کننده در نظر نمی گیرد. ایده خوبی است اگر شما حداقل از ۶ ماه پیش در رابطه با برنامه خود اطلاع رسانی نمایید، برای حضور ثبت نام کرده و یا دعوت نامه های خود را حداقل ۳ ماه پیش از روز کنفرانس ارسال نمایید. یکی از بهترین شیوه های اطلاع رسانی در این باره می تواند استفاده از اس ام اس انبوه باشد. دلیل آن بسیار واضح است: این شیوه هم مقرون به صرفه می باشد، هم نیازمند انرژی زیاد نیست و در نهایت شما می توانید به راحتی در آن مخاطبین خود دسته بندی کرده و حتی دعوت نامه هایشان را با نام گیرنده ارسال نمایید. این شیوه موجب می شود تا فرد حتماً دعوت شما را دریافت کند و با مشاهده اسم خود در متن دعوت نامه احساس اهمیت بیشتری از سوی شما به او القا شود. همین امر میزان احتمال حضور افراد را افزایش می دهد.

در رابطه با روز کنفرانس یادآوری نمایید

در صورتی که تمایل دارید تا اکثر افراد در کنفرانس شما حضور داشته باشند، بهتر است این تاریخ را به آن ها هر از گاهی یادآوری نمایید. کمپانی هایی که دارای لیست پیامکی می باشند می توانند با بکارگیری پیامک گروهی با میهمانان کنفرانس ارتباط برقرار کنند. به این موضوع فکر کنید که در چه فواصل زمانی تمایل دارید تاریخ کنفرانس را به میهمانان یادآوری نمایید. استفاده از این روش موجب می شود تا تاریخ روز کنفرانس در ذهن افراد باقی بماند و همچنین بتوانند هر لحظه که میخواهند تاریخ را مجدد مرور کنند آن را در موبایل خود به همراه داشته باشند.

در برنامه ریزی برای کنفرانس ها و گردهمایی ها ریسک های زیاد وجود دارد. این امر می تواند دشوار باشد که پیش بینی کرد چه تعداد افراد حضور پیدا خواهند کرد. اما با انجام برخی راهکارها شما می توانید از میزان این ریسک کم کنید. در این میان در صورتی که شما از بازاریابی پیامکی و اس ام اس گروهی بهره ببرید نیز امتیاز مثبت دیگری محسوب خواهد شد. به کمک این شیوه ساده و کم هزینه شما قادر هستید ارتباطی نزدیک تر با میهمانان بلقوه خود ایجاد کنید و تعداد افراد بیشتری را جذب حضور در کنفرانس خود نمایید.